通知・リマインダーを設定する

契約書に通知期限日を設定すると、期限が近づいた書類の件数を毎月メールでお知らせします。
解約・更新の申し入れ期限を過ぎてしまうことを防げます。

目次

• 契約期限管理通知とは
• 契約期限日を設定する
• 契約期限管理通知の見方
• 書類詳細画面で期限を確認する
• 注意事項

契約期限管理通知とは

毎月1日に、通知期限日が近づいている書類の件数をまとめてお知らせするメールです。

集計されるのは、メールを受け取る本人が閲覧できる書類だけです。同じ事業者のメンバーでも、アクセスできる書類の範囲によって件数は変わります。

契約期限日を設定する

契約期限管理通知の対象になるのは、通知期限日が設定された契約書です。通知期限日は「終了日の◯日前」という日数から自動計算するか、日付を直接入力して設定します。

1. 書類の種類が「契約書」に設定された書類を開きます。
2. 右パネルの「期限管理」セクションを開き、「概要」の編集ボタンをクリックします。
3. 「終了日」に契約の終了日を入力します。
4. 「通知期限日数」に、終了日の解約・更新の通知期限日数を入力します。
5. 「通知期限日」に、終了日から逆算した日付が自動で入ります。この場合、通知期限日は編集できません。
6. 「保存」をクリックします。

通知期限日を直接指定する

契約書に通知期限日そのものが記載されている場合など、日数からの計算がなじまない場合は、通知期限日を直接入力できます。「通知期限日数」を空欄にすると、「通知期限日」が日付ピッカーで入力できる状態に変わります。

設定を解除する

「通知期限日数」を削除して保存すると、自動計算されていた通知期限日もあわせて消去されます。通知期限日数を設定する前に直接入力していた日付には戻らないため、日付で管理し直す場合はあらためて通知期限日を入力してください。 通知期限日が設定されていない書類は、契約期限管理通知の集計対象になりません。

契約期限管理通知の見方

メールには、今月・来月・再来月の3か月分について、それぞれ通知期限を迎える書類の件数が並びます。

• 書類が1件以上ある月はリンクになります。クリックすると、その月に通知期限を迎える書類だけに絞り込んだ書類一覧が開きます。
• 書類が0件の月はリンクにならず、件数のみを表示します。

書類詳細画面で期限を確認する

通知期限日が近づいた契約書を開くと、「期限管理」セクションに警告バナーが表示されます。

通知期限日まで90日を超える書類と、通知期限日を過ぎた書類には、バナーは表示されません。

注意事項