電子帳簿保存法のスキャナ保存要件とその関連機能について

電子帳簿保存法のスキャナ保存では、紙の書類をスキャンして保存するケースにおいて、真実性や可視性を確保するための要件などが定められています。このページでは、クラウドサイン書類管理を利用する上で関連する要件と機能についてご案内します。

なお、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件には、このページに記載している内容以外に、クラウドサイン書類管理の対応範囲外の要件もあります。詳しくは、国税庁のサイト等をご確認ください。

スキャナによる読み取り

スキャナ保存要件では、スキャンしたファイルの内容が読み取れる状態にするため、保存するファイルや、そのファイルを表示・印刷する際の見読性を確保するための要件が決められています。

解像度・階調の要件

電子帳簿保存法のスキャナ保存では、書類を読み取る際に以下の要件を満たす必要があります。クラウドサイン書類管理では、以下の基準でファイルの解像度・階調をチェックしています。

項目	要件
解像度	200dpi以上
階調	カラー（赤・緑・青がそれぞれ256階調以上）

なお、詳細な要件については、国税庁のホームページ等で最新の情報をご確認ください。

電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に基づいてファイルをアップロードする場合は、設定を見直したうえで書類を読み取り直し、あらためてアップロードしてください。アップロードの手順は「書類をアップロードする」をご参照ください。

確認のダイアログが表示される場合

書類をアップロードすると、ファイルの解像度と階調を確認します。電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしていない可能性があるファイルの場合は、確認のメッセージが表示されます。

タイムスタンプの付与等

電子帳簿保存法では、電磁的記録の真実性を確保する観点から、入力期間を制限するとともに、記録（書類）に対してタイムスタンプを付与することを求めていますが、その代替要件も認められています。

クラウドサイン書類管理では、書類をアップロードすると、アップロードした日時（項目名「アップロード日」）とアップロードしたユーザー（項目名「作成者」）が記録されます。アップロード日は、外部のNTP（Network Time Protocol）サーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期した時刻となり、アップロード日と作成者は、変更できません。

また、アップロードしたファイルは訂正・削除が不可となっております。そのため、保存された書類は、アップロードされた日時から改変されていないことを担保できます。

データの保存期間

クラウドサイン書類管理にアップロードしたPDFファイルはサーバ上に保管されます。

サーバ上には、法定期間を超えて、10年間以上保存を行うことが可能です。

訂正削除の履歴の確保等（ヴァージョン管理）

上記「タイムスタンプの付与等」に記載したとおり、クラウドサイン書類管理にアップロードしたファイルは訂正・削除が不可となっており、「訂正削除を行うことができないシステム」となります。

帳簿との相互関連性の確保

クラウドサイン書類管理では書類に対して「管理番号」を入力できます。「取引案件番号」や「伝票番号」、「仕訳番号」など帳簿との関連性を確保するための値を定め、それを帳簿側とクラウドサイン書類管理の「管理番号」の双方にご入力いただくことで、「帳簿との相互関連性の確保」の要件に対応することができます。

また、「帳簿との相互関連性の確保」の要件に関しては、帳簿との関連性がない重要書類についても、「関連性がない重要書類」ということを確認できる必要があるとされていますが、帳簿との関連がない書類について、「N/A」や「帳簿との関連なし」のように入力する運用としていただくことで、この点に対応することができます。

「管理番号」を含む、書類情報の更新操作については、「書類情報を編集する」を参照ください。

検索機能の確保

書類の検索

クラウドサイン書類管理では「取引先名」「取引年月日」「取引金額」、その他の項目で書類の検索が可能です。これらの項目は「未入力」を含む任意の値での検索、2つ以上の項目を組み合わせた検索が可能です。なお、取引金額については、「0円」でも検索可能です。

検索の操作手順については、「書類を検索する」を参照ください。

また、書類の検索結果を対象として、書類情報をCSVでダウンロードすることができます。

CSVダウンロードの操作手順については、「台帳を出力する」を参照ください。

書類のダウンロード

書類の詳細画面から、アップロードした書類をダウンロードすることができます。ダウンロードしたファイルをお手元のPDFビューワーで表示することで、拡大・縮小、印刷を行うことができます。

ダウンロードの操作手順は、「書類をダウンロードする」を参照ください。

システム関係書類等の備付け

クラウドサイン書類管理の各機能の具体的な操作手順は、当ヘルプセンター内にて記載しています。

検索ワード

電子帳簿保存法、電帳法、カラー、解像度、色調、階調、dpi、画質、スキャン、スキャナ保存、ダウンロード、保存期間